הוצאות תקורה בעמותות ומלכ׳׳רים

תקורה והחישוב שלה, כחלק ממכלול ההוצאות של עמותות ומלכ״רים, הם עניין קריטי במיוחד. כפי שתראו מיד, הוצאות התקורה הן חשובות מפני שנדמה על פניו שהן לא קשורות לפעילות העמותה, אף על פי שהרבה פעמים הן מהוות נתח גדול מהפעילות הכלכלית שלה. כדי להבין איך הוצאות התקורה משפיעות על עמותות ומלכ״רים, אילו הוצאות אכן נחשבות לכאלו וכיצד לנהל את תקציב הוצאות התקורה כמו שצריך – חשוב קודם להבין מה היא בדיוק תקורה. זה הזמן לעשות קצת סדר בדברים ולהבין מהם בדיוק הוצאות התקורה של עמותות ומלכ״רים וכיצד הן משפיעות על ארגונים מהסוג הזה. מתחילים.

מהן הוצאות תקורה?

בתחום הכלכלי, הוצאות התקורה הן אותן הוצאות כספיות ההכרחיות להמשך קיומו של עסק (כל עסק שהוא, לא בהכרח עמותה) מחד, ומאידך אי אפשר לקשור אותן באופן ישיר באפיק ההכנסות או הפעילות הישירה של העסק. בחברה עסקית, וכן בעמותות, הוצאות התקורה העיקריות הן על עיניים כמו שכירות, הנהלת חשבונות, ביטוח, חשמל וכן הלאה. הוצאות תקורה הן דבר משתנה והן תלויות בדרך כלל באופן ישיר בהיקף הפעילות של העסק או הארגון. כלומר – ככל שעסק גדול יותר כך יעלו גם הוצאות התקורה שלו, וככל שהוא קטן ומצומצם כך גם יורדות הוצאות התקורה.

באיזה אופן הוצאות התקורה משפיעות על עמותות ומלכ׳׳רים?

הוצאות תקורה הן דבר חשוב שמשפיע על עסקים מכל סוג שהוא. כך למשל ישנם עסקים שנדמים כרווחיים, אך ברגע שמביאים בחשבון את הוצאות התקורה מבינים שזה לא המצב ושיש צורך לעשות שינוי כלשהו. כמו כן, הבנה וניתוח של הוצאות התקורה עוזר לגופים כלכליים להתייעל ולהתנהל טוב יותר מבחינה כלכלית. כך למשל עסק מסוים יכול להחליט שהוא עובר למערך שליחויות חיצוני במקום תפעול שליחויות עצמאי, כי זה משתלם יותר.

כמובן שכאשר מדברים על המגזר השלישי – החשיבות של ניהול נכון של הוצאות התקורה רק עולה. הסיבה לכך היא שעמותות ומלכ״רים הם גופים ללא מטרות רווח ושניהול ההוצאות הוא הרבה יותר מורכב. כלומר – עמותות צריכות להתנהל בצורה מאוד מחושבת, כך שההכנסות שלה יכסו את הוצאות התקורה שלה ובאופן כזה שיאפשר לה להמשיך לנהל את הפעילות הפילנתרופית שלה.

כיצד מחשבים הוצאות תקורה?

כדי לחשב את הוצאות התקורה יש לסכום את כל ההוצאות השונות שאינן הוצאות ישירות של העמותה. כך למשל – רכישת ציוד מחשבים לנוער בסיכון מכספי תרומה לא תחשב להוצאת תקורה מפני שזוהי הוצאה ישירה של העמותה. לעומת זאת, אם לצורך הרכישה הזאת הארגון הזמין שירות משלוחים כדי לפזר את הציוד, אזי שמדובר בהוצאת תקורה, כזו שלא קשורה באופן ישיר לפעילות העמותה. הדרך הפשוטה ביותר היא לחשב ראשית את הוצאות התקורה הקבועות כגון חשמל, שכירות וכדומה ולאחר מכן להוסיף את הוצאות התקורה המזדמנות והחד פעמיות.

האם פרסום הוא חלק מהוצאות התקורה?

כאשר נציגי עמותות וארגונים ללא מטרות רווח מחפשים אחר מקורות מימון כאלו ואחרים, הם חייבים להביא בחשבון את הוצאות התקורה הצפויות והשאלה אם פרסום הוא הוצאה כזו היא שאלה מעט מורכבת. על פניו לא מדובר בהוצאה ישירה שקשורה לפעילות העמותה. כלומר – פרסום של העמותה באופן כללי הוא לא הוצאת תקורה ולכן עשוי להיחשב כך. עם זאת, ישנם מקרים שבהם הפרסום קשור באופן ישיר למטרה. כך למשל אם לצורך גיוס תרומות מהציבור, עמותה משקיעה בקמפיין פרסום גדול, הרי שמדובר בהוצאה לטובת מטרות העמותה ולכן הנושא הזה שנוי במחלוקת. משום שלרוב תקציבי הפרסום הם גבוהים למדי ומגיעים לאחוזים גבוהים מאוד, במרבית המקרים נהוג להתייחס אל תקציב הפרסום שלא כאל הוצאת תקורה.

ניהול תקציב הוצאות תקורה

אם תבחרו באקראי מנהל כספים ומנהל חשבונות בכל מלכ״ר שהוא, תגלו ככל הנראה שהוא עוסק בניסיון לצמצם את הוצאות התקורה ככל האפשר. על פניו מהלך חכם וברור שאלו הן הוצאות כספיות שעדיף להימנע מהן אם אפשר, אבל אלו הם הדברים רק על פני השטח. חשוב להבין כי הוצאות התקורה הן הרבה פעמים מנוע הצמיחה של מלכ״רים ושל ארגונים שונים. בואו ניקח לצורך הדוגמה מסע לגיוס כספים למלחמה באיידס שהתרחש בשנות ה-90. בקמפיין הזה הושקעו 50,000 שקלים של הוצאות תקורה ובתוך תשע שנים הסכום שהצטבר הגיע למעל 100 מיליון שקלים. זהו בהחלט נתון יוצא דופן שמסביר בצורה טובה מדוע ניהול חכם של הוצאות התקורה הוא דבר חשוב. ברגע שמתחילים להתייחס לכספים האלה כאל הזדמנות לצמיחה, אפשר להגיע הרבה יותר רחוק מאשר אם מנסים להימנע מהוצאות כאלו בכל מחיר.

כיצד לבקש מימון להוצאות תקורה?

באופן כללי, גיוס כספים לעמותות הוא אומנות ולא תמיד דבר פשוט. ככלל – כאשר מלכ״ר כלשהו מעוניין לגייס כספים לפרויקט כזה או אחר – חייבים להביא בחשבון מראש את הוצאות התקורה הצפויות. כמובן שעמותות חייבות לפעול בשקיפות, להסביר לתורמים במדויק כיצד ינוצלו הכספים ולפרט לגבי הוצאות התקורה. קרנות ופילנתרופים לרוב תורמים אחוז נמוך יחסית של הוצאות תקורה ביחס לנדרש ויש דרכים נוספות להשיג את המימון הזה. היום אפשר לראות לא מעט עמותות ומלכ״רים שיצרו אפיק הכנסה כלשהו המאפשר לממן את הוצאות התקורה או לכל הפחות חלק גדול מהן.

לסיכום

הוצאות התקורה של עמותות ומלכ״רים הן עובדה בשטח ונראה כי ארגונים חזקים ומנוסים יודעים לצמצם את ההוצאות האלה ולהתייעל, אך מצד שני רותמים אותן לטובת צמיחה של הארגון. אם גם אתם עומדים בראש עמותה או אחראים על ניהול כספים בעמותה, ניהול חכם של הוצאות התקורה הוא דבר שבהחלט צריך ללמוד ולהתמקצע בו. אם אתם מעוניינים לשפר את ניהול הוצאות התקורה שלכם ולהתחזק באלמנטים נוספים כמו גיוס משאבים או פנייה לקרנות פילנתרופיות, שווה להכיר את האפשרות של ייעוץ לעמותות של אטלס שיאפשר לעמותה לצמוח ולגדול ולהגשים את המטרות שלה.