לשלוח מייל או לחייג?

אחת הדילמות המוכרות הניצבות בפני כל גייס כספים המקבל מידע איכותי המכיל גם את מספר הטלפון של משרדי הקרן הפילנתרופית וגם את כתובת המייל של נציג הקרן הפילנתרופית היא השאלה מה קודם למה ?  מה עדיף לעשות תחילה ? לשלוח מייל ? להתקשר ? האם המילה הכתובה בגוף המייל תצליח למשוך את תשומת הלב הראויה ולעניין את נציג הקרן ? או אולי השיחה הטלפונית ? 

מדובר בהחלטה חשובה שמידת  הצלחתה תשפיע על המשך הקשר שאנו רוצים לבנות עם אותה קרן. מצד אחד יכול להיות שההחלטה שקיבלתי תוביל לתחילתו של קשר  מנגד קיימת האפשרות שההחלטה תוביל לדחיית הפניה (במקרה הטוב) או התעלמות (במקרה הפחות טוב) 

אז בואו ננסה להבין את היתרונות בכל אחת מהאפשרויות, 

לשלוח מייל תחילה 

1. העברת המסר באמצעות המייל תאפשר לי להציג את מגוון התחומים בהם פועל הארגון שאני עובד בו ללא תלות במידת פניותו של מקבל ההודעה 
2. שליחת המייל מאפשרת לי לדייק את המילים היוצאות מהמקלדת, לטבל בתיאורים מרגשים לצרף תמונות הממחישות את העשייה של הארגון ולקנח במשפט סיום פיוטי.
3. ההודעה  תהווה בסיס לשיחה הטלפונית שתגיע בהמשך למייל. ותאפשר לי להתחיל הטלפונית ממקום בטוח יותר, עם פניות מחשבתית גדולה יותר לאחר שהורדנו מסדר היום את שלב ההצגה וההיכרות . 
4. כתיבת המייל מאפשרת לי לשלוח את אותו המסר במקביל  למספר נציגים הקשורים לקרן    ובכך לשפר את סכויי ההודעה לקבל התייחסות והמשך טיפול

שיחה טלפונית תחילה 

1. קיצור הליכים  –  אומרים שתמונה אחת יכולה להחליף אלף מילים גם מילה שנאמרת יכולה להחליף המון מילים כתובות, שיחה יכולה לקצר באופן משמעותי את תהליך יצירת הקשר ובמידה שלא מושגת התוצאה הרצויה לפונה יש כבר תשובה ודאית יותר ביד מאשר שליחת הודעה במייל שאין לדעת אם תקבל התייחסות או לא. 

1. שיחה. תמקד את תשומת ליבו של מקבל הפניה באחוזים טובים יותר מאשר פניה במייל שאז אין לדעת מה מידת תשומת הלב אותה היא מקבלת 
2. כימיה – בשיחה טלפונית ניתן ליצור חיבור אותו  לא ניתן לייצר בכתיבת מייל מדוייק ובהיר ככל שיהיה 
3. בשיחה טלפונית ניתן ליצור דיאלוג ולא רק לספר מה אני יודע לעשות אלא גם להקשיב לצד השני מה מעניין את נציג הקרן ? מה תחומי העניין של הקרן ? מה הנושאים הרלוונטיים המקבלים תמיכה מהקרן . מידע שאותו לא ניתן לקבל משליחת מייל בלבד . 
4. בשיחה הטלפונית ניתן לקבל מידע מדויק יותר אותו יהיה ניתן לתרגם לפעולות מהירות לביצוע ולהציגו בהמשך ההתקשרות ביננו לבין הקרן במייל.
5. אנרגיות – בקיום שיחה טלפונית מעבר לתוכן הנאמר בה ניתן להרגיש את האנרגיות של כל צד. את ההתלהבות , את חדוות היצירה ותחושת הגאווה שלך כגייס המשאבים בפעילות הארגון. מצד שני קיים חשש ששיחת טלפון אנמית נטולת אנרגיות , ולא משנה עד כמה פעילותכם חשובה עלולה לייצר תוצאה הפוכה למה שקיוותם, בה לא תצליח לשכנע את נציג הקרן שאכן מדובר בפעילות ראויה שעל הנהלת הקרן לבחון . 

צריך לזכור שהמשפט המוכר והידוע "אין הזדמנות שניה ליצור רושם ראשוני" איננו נכון רק לראיון במקום העבודה החדש, אלא גם למפגש בין נציג הארגון למנהל הקרן הפילנתרופית ולכן לא כדאי להמר על דרכי הפעולה ובטח לא לנהוג בפזיזות האופיינית לנהג צעיר.

מה אם כן, יהיה הצעד הנכון וכיצד כדאי לפעול תחילה על מנת לייצר את התוצאה הרצויה?

תחילה עלינו להכיר את עצמנו ואת נטיית הלב שלנו ולהשתמש בחוזקות הייחודיות לנו לצורך השגת המטרה. לעיתים נפעל באופן סוליסטי לחלוטין  לעיתים בסיוע בעלי תפקידים נוספים בארגון, לעיתים נחלק את העבודה ביננו ,לדוג' מנכ"ל הארגון יכתוב את המייל וגייס המשאבים יקיים את השיחה הטלפונית או להיפך ,לעיתים אף נעזר בוועד המנהל של הארגון בכתיבת המייל או בשיחה הטלפונית. 

המלצתנו

לגייס המשאבים בתחילת דרכו נמליץ לכתוב מייל תחילה,להראות את תוכן המייל לגורם בכיר נוסף בארגון ולקבל את חוות דעתו ואולי לקולגה מקבילה מארגון אחר. ומספר ימים לאחר שליחת המייל ליצור קשר טלפוני עם נציג הקרן ולוודא שאכן קיבל את המייל לפני מספר ימים ובהזמנות זו לנסות ולפתח שיחה עם נציג הקרן ו"לשאוב" כמה שיותר מידע אודות סדרי העדיפות של הקרן. הכלל אומר שככל שאתם תדברו יותר, כנראה שהצלחתם פחות לעניין את נציג הקרן….. 

לגייס המשאבים המנוסה נמליץ ליזום שיחה טלפונית תחילה ולנסות למשוך את נציג הקרן לשיחה ערנית לגבי פעילות הארגון. שיחה שתוביל את נציג הקרן לבקש ממך גייס המשאבים לשלוח מייל ובו בקשה ראשונית להנהלת הקרן בהתייחס לנקודות שהועלו בשיחה. ככל שתצליח לקבל מידע רב יותר על היקפי התרומות של הקרן , מועדי ההגשה , סדרי העדיפויות של חברי הנהלת הקרן ודוגמאות מארגונים שונים שכן קבלו תמיכה כך תוכל לשלוח מייל מדויק יותר שיגדיל את סיכויי הארגון לקבל את תמיכת הקרן. בין אם מדובר בשיחה טלפונית שתוביל לשליחת מייל בעקבותיו, ובין אם מדובר בשליחת מייל שתוביל לשיחה טלפונית עלינו לזכור שמטרת העל היא   קביעת פגישה מסודרת עם נציג הקרן. מחקרים מוכיחים שסיכויי קבלת תרומה מגורמים פילנתרופים בעקבות קיום פגישה גבוה בעשרות אחוזים מהסיכויים לקבל תרומה בעקבות שליחת מייל או שיחה בטלפון  אך על נושא זה נדבר בבלוג הבא…