עמותות הן גופים חשובים מאוד בכל חברה דמוקרטית, כשלרוב מטרתן היא לטפל בבעיות ציבוריות, סביבתיות, חברתיות וקהילתיות ולסייע לפתרונן. העמותות הקיימות בישראל בפרט ובעולם בכלל הן גופים שלנגד עיניהם עומדת משימה אחת – להשפיע באופן חיובי על הקהילה מבלי להפיק רווחים כלכליים. הקמת עמותות וניהולן הם לא עניין של מה בכך, וכדי לעשות זאת בצורה אופטימלית חשוב מאוד לעבוד על סט מיומנויות ואסטרטגיות. במאמר זה נחשוף את רזי העבודה בתחום, את החשיבות של אישורים בירוקרטיים שונים, ואת המשמעות של עמידה בכללים ובנהלים אשר יגדירו את החברה או התאגיד שלכם כעמותה. נוסף לאלה, נספק המלצות פרקטיות לייעול ניהול העמותה בצורה אפקטיבית, שיעניקו לכם את התוצאות שאותן אתם מקווים להשיג באמצעות העמותה.
מהן הנחיות להתנהלות עמותות?
ההנחיות להתנהלות העמותות בצורה תקינה וחוקית רבות ומגוונות, והן נוגעות בכל אספקט של התנהלות העמותה. מאישורים, שקיפות ודיווחים על פעילויות שונות של העמותה ועד לתקנות ברורות בנוגע לגיוס כספים, התנהלות כלכלית, תכנון הפעילות של העמותה, תשלום אגרות והגשת מסמכים שונים לממשלה וכמובן הסדרת הפעילות של מתנדבים בעמותה. על העמותה להתנהל בצורה המשקפת את הערכים שלה ואת החזון שלשם השגתו נועדה, נוסף לקיום פעילות חוקית ומוסדרת לפי דרישות החוק כאשר מנהלי העמותה צריכים להיות האחראים לעמידה בכל ההנחיות והתקנים.
מהו אופן ניהול עמותה?
ניהול עמותה דורש ומשלב בתוכו מנעד רחב של תחומי אחריות ופעולות שיש בהן צורך, במטרה להשיג את מטרות העמותה, תוך כדי שמירה על איזון כלכלי והתאמה לחוקים ולדרישות הרגולציה מעמותות. אלו הם עקרונות המפתח בניהול עמותה:
- משימה וחזון – הגדרת המטרה והחזון של העמותה וביטוי של עקרונות אלו הוא שלב יסוד בהקמת העמותה וכמובן גם בניהולה. הצהרת הכוונות והייעוד של העמותה הם הקווים המנחים את כל פעולות העמותה, מהפעילות הכלכלית שלה ועד לקשרים שהעמותה יוצרת והפעולות שהיא עושה.
- ועד מנהל – על העמותה למנות את ישיבת הדירקטוריון או את המנהלים בפועל של העמותה. ביסוס של מנהלי ומנהיגי העמותה הכרחי לשם ארגון העמותה ולהסדרת הפעילות שלה בצורה חוקית, על ידי מנהיגים אשר יכוונו ויקבעו את האסטרטגיות השונות בפעילות העמותה, יקבעו את הצרכים הכלכליים של העמותה ויוודאו את תקינות פעילות העמותה לפי התקנים והרגולציות לעמותות הדרושות לפי החוק במדינת ישראל.
- גיוסי תרומות ומשקיעים – עמותות הן גופים המסתמכים על מקורות מימון חיצוניים שונים ורבים, כגון תרומות, מענקים ודמי חברות בעמותה. לכן, ניהול של העמותה צריך לוודא ולבצע התרמות כספים בצורה אפקטיבית, ולנהל את כספי העמותה בצורה מדויקת, משום שהוא קריטי לקידום ולהמשכיות פעילות העמותה.
- תוכניות ושירותים – פיתוח והענקת תוכניות ושירותים אשר עומדים בקנה אחד עם מטרת העמותה או עם המשימה אשר העמותה אמונה על טיפול בה, הוא היסוד של העמותה. כדי לבצע את התוכניות הללו ולהעניק שירותים שונים, על העמותה להשקיע בפיתוח ותכנון ייעודי על ידי אנשי מקצוע ומומחים, וכמו כן תוכניות ושירותים אלו דורשים גם הטמעה והערכה מתמדת של הפעילות.
- מעורבות בהתנדבות – גופים ללא מטרות רווח שהם עמותות מסתמכים רבות על שירותיהם ועל עזרתם של מתנדבים השותפים למטרת הארגון ומעוניינים גם הם בהענקת פתרון מסוים לבעיה קיימת. לכן, כחלק מניהול העמותה יש לנהל גם את פעילות המתנדבים השונים, לגייס אותם וכמובן לזהות את התרומה והחיוניות שלהם לעמותה.
- תקשורת והסברה – ניהול עמותה דורש מאמצים רבים גם בתחומי הפרסום והתקשורת. זאת משום שתוכן אפקטיבי המתקשר את מטרת העמותה באופן ברור ומזמין חשוב ביותר להעלאת המודעות של הסביבה לפעילות העמותה. באמצעות תקשורת והסברה נכונות, העמותה תצליח לקדם את מטרותיה ולהגיע לאנשים הנכונים שיכולים לתמוך בפעילותה.
מהם האישורים הנדרשים לניהול עמותה?
ניהול של עמותה בישראל דורש כמה אישורים ומסמכים מהגופים המחוקקים, המבטיחים כי העמותה אכן עומדת בתנאי החוק לקיום עמותה, ומקיימת פעילות כלכלית חוקית המגדירה את הגוף כעמותה. האישור החשוב ביותר הוא אישור ניהול עמותה – אישור זה ניתן על ידי רשם העמותות לאחר שתגישו לו את כל המסמכים הרלוונטיים, בהם פרוטוקולים שונים של פעילות העמותה, של מטרת העמותה, של הוועד המנהל את העמותה ושל דוחות כלכליים שונים. מסמך זה מאשר כי העמותה הגישה את כל הדיווחים הרלוונטיים על פעילותה לפי החוק. האישור ניתן על ידי רשם העמותות לכל עמותה, חברה לתועלת הציבור (חל"צ) או מוסד ללא כוונת רווח (מלכ"ר). אישור הניהול התקין לעמותה מסתמך על פעילותה בשנה הקודמת ובודק כי ההתנהלות הכלכלית והמנהלית שלה מתרחשת באופן סדיר וחוקי, וכי קיימת בקרת פנים על פעילות העמותה. כדי לקבל את אישור הניהול התקין של העמותה יש להגיש בקשה מסודרת הכוללת את המסמכים הנדרשים לרשם העמותות. אפשר לעשות זאת לאחר קיום פעילות רציפה של העמותה במשך 24 חודשים לפחות, כאשר עמותה בעלת פעילות של פחות מ-24 חודשים יכולה להגיש לרשם העמותות בקשה לאישור הגשת המסמכים. הגשה וקבלת אישור ניהול עמותה תקין הוא לא תנאי בחוק לקיום פעילות עמותה, אך כל היתרונות שאישור זה מביא עימו בהחלט הופכים את קיומו לחובה לכל עמותה המכבדת את עצמה ומעוניינת להגדיל ולפתח את פעילותה בסקטור שבו היא בחרה לפעול. נוסף לאישור הניהול התקין לעמותה, על העמותה להגיש אישורים על העסקת עובדים, דוחות שנתיים למס הכנסה ודוחות כלכליים שנתיים על היקף המחזור של העמותה.
מהי חשיבות הנחיות להתנהלות עמותות?
ההנחיות לניהול העמותה מהוות תפקיד חשוב והדרכה למנהלי עמותות באשר הם. ההנחיות לניהול העמותה מיועדות ליצור סדר וארגון בניהול העמותה תוך כדי שמירה על הכללים ועל הרגולציות השונות בחוק באשר לניהול עמותה בצורה תקינה ,אתית ואפקטיבית. ההנחיות לניהול העמותה תורמות לשקיפות הפעילות של העמותה, לקיום של אחריות ומחויבות להשגת מטרות העמותה, לניהול ולתכנון נכון של התקציבים הקיימים והמתקבלים ולהזרמת תקציבים נוספים על ידי התרמות. כמו כן, ההנחיות לניהול עמותה שומרות על העמותה ועל המנהיגים והעובדים שלה מפני מקרים של ניגוד עניינים על ידי קביעת מדיניות ברורה ושמירה על תיעוד ורשומות אשר מדווחות על תקינות פעילות העמותה.
לסיכום
ניהול עמותות דורש גישה רב מערכתית המשלבת יכולות ניהול יעילות ומדויקות, התנהלות כלכלית אחראית ורצון אמיתי לפתור בעיה מסוימות. כל אלו ועוד מחויבות בפעילות חוקית ותקינה לפי דרישות רשם העמותות. חלק רב מניהול העמותה הוא הסדרת תהליכים והגשת אישורים ודוחות המשקפים את פעילות העמותה ואת עזרתה לחברה. אך למרות כל זאת, ניהול עמותה הוא תחום מתגמל המשפיע על החברה בצורה חיובית כדי לפתור בעיות סביבתיות, חברתיות או קהילתיות שונות במדינת ישראל ובעולם.
