הקמת עמותה מצליחה אשר תשיג את המטרות שלה דורשת שילוב של כלים פרקטיים עם תיאוריה ובהם הקמה וניהול נכונים, גיוס כספים, הכרת דרכי שיווק לעמותות כולל חומר תדמיתי ועוד רבים. אם כן, במאמר הזה תוכלו לקרוא על כל השלבים שתצטרכו לעבור בדרך להקמת עמותה, על התנאים שתצטרכו לעמוד בהם ועל כל הכלים שתצטרכו לרכוש על מנת להפוך את החלום למציאות ולהקים עמותה מצליחה.
מי רשאי להקים עמותה?
על פי חוק, כל שני אזרחים ישראלים מעל גיל 18 רשאים להקים עמותה ביחד. עם זאת, אנחנו ממליצים לכם לאסוף לפחות שבעה חברים שיירשמו כמייסדי העמותה, כי רק עמותה או מלכ"ר המונים לפחות שבעה חברים מוכרת כעמותה במס הכנסה, ואתם בהחלט רוצים שמס הכנסה יכיר בכם, כדי שתוכלו לקבל פטור ממס הכנסה על הכנסות העמותה.
תקנון העמותה
תקנון העמותה הוא אחד הטפסים שעליכם לצרף להגשת הבקשה לרישום העמותה. בהמשך נרחיב על רישום עמותה, אך נושא תקנון העמותה הוא הזדמנות טובה בשבילכם לא רק לעמוד בתנאי הרישום, אלא גם להצליח לרדת לפרטים, לתכנן ולהגדיר לעצמכם מה אתם רוצים מהעמותה שלכם.
כדאי לדעת כי בטופס הגשת הבקשה להקמת העמותה קיימות שלוש אפשרויות בנוגע לתקנון העמותה: לאמץ תקנון מצוי גנרי שרשם העמותות מספק (מופיע בתוספת הראשונה לחוק העמותות), לאמץ את התקנון המצוי עם שינויים מומלצים מבחינת הדרישות של רשות המיסים או לצרף תקנון שאתם ניסחתם. גם אם בחרתם לאמץ את התקנון המצוי, אנחנו ממליצים לעבור עליו לטובת קבלת מסמך אישור ניהול תקין של לעמותה. כמו כן, גם אם בחרתם לנסח בעצמכם תקנון, אנחנו ממליצים לעבור על התקנון לדוגמה כדי לראות שאתם לא מפספסים פרטים.
לתקנון סעיפים רבים וחלקם מופיעים גם בנוסח הבקשה לרישום עמותה. כאן נרחיב על הסעיפים החשובים שיכוונו אתכם לחשיבה ארגונית נכונה סביב הקמת עמותה:
- קביעת מטרות לעמותה – בשלב הזה אתם מנסחים לעצמכם במילים הפשוטות ביותר מה תהיה פעילות העמותה, למשל: "סיוע לנזקקים באמצעות חלוקת תמיכות כספיות, וחלוקת אוכל וביגוד בבאר שבע". בתקנון יש לנסח 2-3 מטרות ראשיות בסעיפים שונים. לאחר ניסוח המטרות הראשיות, תוכלו לנסח תתי סעיפים המפרטים את המטרות הראשיות. תתי הסעיפים יהיו המרכיבים, או הפועל היוצא של המטרות הראשיות שלכם, למשל: "ארגון קבוצת מתנדבים לאריזה וחלוקת האוכל והביגוד" או "שיפור איכות החיים ביישוב ובשכונות". אם אתם לא בטוחים כיצד לנסח את מטרת העמותה שלכם, אתם מוזמנים לשאוב רעיונות מרשימת המטרות המוצעות שמספק רשם העמותות.
- קביעת יעדים – אתם לא נדרשים לכתוב יעדים בתקנון או בהגשת הבקשה, אבל אם כבר קבעתם מטרות, כדאי להכיר את תהליך קביעת היעדים. היעדים הם השלבים שלנו בדרך להגשמת המטרה. על כן, הם מנוסחים בצורה ספציפית יותר ומפורטת יותר, נוסף על היותם תחומים בזמן. חשוב מאוד שהיעדים יהיו ריאליים וברי השגה. אם מטרת הקבוצה היא סיוע לנזקקים, יעדים לשנה הראשונה יכולים להיות לדוגמה: "גיבוש צוות המונה 15 מתנדבים קבועים לטובת חלוקה שבועית" או "הקמת מאגר של 10 משפחות נזקקות שתקבלנה תרומות שבועיות מהעמותה, באמצעות שיתוף פעולה עם מחלקת הרווחה המקומית". היעדים מחברים אתכם לקרקע ולכן הם חשובים מאוד ברמה התודעה הארגונית. חשוב לדעת: בשלב הקמת הארגון אתם יכולים לקבוע יעדים, אבל אחרי שתתחילו את העבודה בשטח תצטרכו לעדכן את היעדים בעקבות הניסיון והמידע החדש שתצברו בתחום שלכם.
- מוסדות העמותה – המבנה התאגידי של כל עמותה בישראל חייב להיות מורכב ממספר מוסדות חובה. אלו המוסדות שחייבים להתקיים בכל עמותה: אספה כללית, ועדת ביקורת וועד מנהל (או הנהלה). כל אחד מגופים אלו אחראי על תחום אחר:
האספה הכללית מורכבת מכלל החברים העמותה. במסגרת האספה הכללית חברי האספה ידונו ויחליטו בכל הנושאים הנוגעים לסדר היום של העמותה. החלטות האספה מחייבות את העמותה ואת בעלי התפקידים בה.
ועדת הביקורת מונה שלושה חברים לפחות מקרב חברי העמותה שאינם חברי הנהלה. מטרת ועדת הביקורת היא לבחון את התנהלות האספה הכללית והוועד המנהל. מטרת הביקורת הפנימית של ועדת הביקורת היא לוודא שהעמותה עומדת ביעדיה ומתנהלת בצורה נכונה מבחינה כלכלית ומבחינות אחרות.
הוועד המנהל נבחר מבין חברי העמותה. בתחילה המייסדים יתפקדו כוועד המנהל ובהמשך הוועד המנהל ייבחר ע"י חברי העמותה באספה הכללית. הוועד המנהל נושא באחריות לניהול העמותה ואחראי על פעילויותיה בפועל.
בתוך תהליך העבודה חשוב לזכור שלכולם מטרה משותפת – שיתוף הפעולה ועבודת הצוות של כלל מוסדות העמותה הם המפתח להצלחתה.
רישום עמותה מקוון
לאחר שהחלטתם להקים עמותה ואספתם שבעה חברים אתם כבר בטח רוצים להירשם כעמותה. התהליך כולל לא מעט בירוקרטיה, וכאן נעבור על כל השלבים. נוסף על כך, אתם מוזמנים לנסות את לומדת ההדרכה המקוונת של אתר השירותים והמידע הממשלתי.
תנאים מקדימים
כדי להגיש בקשה לרישום עמותה חדשה עליכם לעמוד במספר תנאים מקדימים. כמו שכתבנו קודם, את הבקשה רשאים להגיש שני אנשים לפחות, בני 18 ומעלה, אך כדי לקבל הכרה מרשות המיסים, נדרשים לפחות שבעה מייסדים שרובם אינם קרובים אחד לשני (כלומר, לא תוכלו לקבל הכרה מרשות המיסים אם ארבעה מתוך שבעת המייסדים הם קרובי משפחה). כמו כן, הגשת בקשה באופן מקוון (זו האפשרות המומלצת) תתאפשר רק לעורכי דין או רואי חשבון בעלי כרטיס חכם.
מסמכים נדרשים
- טופס בקשה לרישום עמותה – בסעיף הראשון של הטופס עליכם להציע שלושה שמות לעמותה, בסדר עדיפות יורד. אם אחד השמות תפוס, או שלא מקבל אישור מכל סיבה אחרת, רשם העמותות יבחר את השם הבא ברשימה, וכן הלאה. בסעיף השני תצטרכו לרשום את מען העמותה, היכן העמותה תפעל. בחירת המען היא לצורך דרכי התקשרות (קבלת מכתבים) וניתן לעדכן אותו בהמשך. תוכלו לבחור בטופס דרכי התקשרות נוספים ועדכניים יותר כמו כתובת דוא"ל ומספר טלפון. מטרת הסעיף השלישי של הטופס היא לבחון האם הייתה לכם עמותה בעבר והאם העמותה הנוכחית שאתם רוצים להקים תשמש למעשה לפעילות של עמותה קיימת. אם המדינה תקבל את הרושם שהעמותה מוקמת מסיבות שאינן תקינות היא עשויה לבקש מכם הצהרה על נסיבות הקמת העמותה. בסעיף הרביעי בטופס תכתבו את מטרות העמותה העיקריות, כמו שהסברנו בתקנון. שימו לב, המטרות בטופס צריכות להיות זהות למטרות הראשיות כפי שהן מופיעות בתקנון. הסעיף החמישי הוא סעיף התקנון, כאן תבחרו האם אתם משתמשים בתקנון המצוי, בתקנון עם השינויים או מצרפים תקנון משלכם. שימו לב, אם לא סימנתם אף אפשרות, התקנון המצוי יחול על העמותה שלכם. הסעיף השישי הוא סעיף התשלום. אתם יכולים לבחור לשלם באופן מקוון בשירות התשלומים הממשלתי ולצרף את הקבלה כקובץ סרוק בשלב הדרישה לתשלום באתר המקוון. אפשרות נוספת היא תשלום באמצעות שובר בבנק הדואר שאפשר לקבל בלשכות רשם העמותות. את הקבלה מתשלום השובר עליכם לצרף לבקשה. אגרת רישום העמותה עומדת כיום על סך של 822 שקלים, בנוסף יש לשלם אגרה שנתית, גובה האגרה משתנה משנה לשנה וכן לפי גודל העמותה. הסעיף השביעי והאחרון הוא סעיף התצהיר הכולל חתימות של כלל המייסדים. נוסף על חתימותיכם, תצטרכו לצרף חתימה של עורך דין. שכר טרחה של עורך ברישום עמותה עומד על 1,859 שקלים, אך אתם לא חייבים להוציא את הסכום הזה משום שעורכי דין רבים יסכימו לבצע עבורכם את הרישום בהתנדבות.
- תקנון – בשלב הזה אתם כבר יודעים הכול על תקנון. רק תזכרו לצרף אותו לבקשה אם אתם בוחרים לנסח תקנון משלכם. שימו לב, כדי לקבל הכרה מרשות המיסים עליכם להוסיף שני סעיפים ייעודיים לתקנון שלכם בגוף התקנון או באמצעות טופס תוספת סעיפים, שבו תמצאו את נוסח הסעיפים.
- אישור תשלום – לפי אחת מהדרכים שצוינו בטופס הבקשה.
איך ניתן להגיש את הבקשה?
את הבקשה להקמת עמותה ניתן להגיש באופן מקוון באמצעות המערכת המקוונת לעורכי דין ורואי חשבון בעלי כרטיס חכם. זוהי הדרך הפשוטה והמומלצת ביותר. אם בחרתם שלא להשתמש במערכת המקוונת, קיימות מספר אפשרויות נוספות להגשת הבקשה: תוכלו לשלוח את הבקשה בדואר או להזמין תור ולהגיע לקבלת קהל בלשכות רשם העמותות בירושלים ובתל-אביב. שימו לב בעקבות נגיף הקורונה, אין כיום שירותי קבלת קהל בלשכת רשם העמותות ולכן נפתחה אפשרות נוספת של הגשת בקשה באמצעות דוא"ל. הגישה להגשת בקשה בדוא"ל תתאפשר רק לעורכי דין ורואי חשבון, וזוהי לא הגשת בקשה מקוונת.
מה קורה אחרי ששלחתי את הבקשה?
המסמכים ששלחתם מועברים לבדיקת הגורמים המטפלים. אם הבקשה אושרה, הרשם ירשום את העמותה בפנקס העמותות ועורך הדין שלכם יקבל את תעודת רישום העמותה ואת מסמכי הבקשה המקוריים. אך אם הבקשה שלכם סורבה, יישלח אל עורך הדין שלכם מכתב המבהיר למה הבקשה סורבה ומה תצטרכו לעשות על מנת לקבל אישור. בקשות לרישום עמותה נתקלות בסירוב בעיקר כאשר הטפסים מולאו באופן שגוי חסר, ולכן השתדלו השקיעו זמן ותשומת לב למילוי הטפסים. גם אם קיבלתם תשובה שלילית חשוב לדעת כי זו לא תשובה סופית, ועל כן נסו שוב עד שתקבלו את האישור לרישום העמותה.
כמה זמן זה ייקח?
אם בחרתם בתקנון מצוי, או תקנון מצוי עם שינויים סטנדרטיים, תקבלו תשובה עד 8 ימי עבודה ממועד קבלת המסמכים הנדרשים במשרדי רשם העמותות. טיפול בבקשות המשך לאחר סירוב הוא עד 5 ימי עבודה. במידה והגשתם בקשה עם תקנון מיוחד, תקבלו תשובה עד 21 ימי עבודה ממועד קבלת כל המסמכים במשרדי רשם עמותות.
ניהול העמותה
אחרי השלב הבירוקרטי אפשר לחזור ולהתמקד בעיקר – העמותה שלכם. ניהול עמותה היא מלאכה מורכבת ודומה במובנים רבים לניהול חברה או עסק. תצטרכו לדעת לגייס כספים לדוגמה באמצעות טיפול בקולות קוראים ולהתנהל בצורה נבונה כלכלית, לגייס פעילים, מתנדבים ועובדים ולפקח על פעילותם, לנהל את הפעילות השוטפת ולחשוב כל הזמן על דרכים חדשות להגשים את מטרותיכם. יש הרבה מאוד ללמוד על ניהול עמותה, ולכן נציין כאן כמה נקודות קטנות שכדאי להקדיש אליהן תשומת לב. מלבד זאת, אנחנו מזמינים אתכם להרחיב את ידיעותיכם, לקרוא עוד על ניהול וגם כמובן להתנסות על בשרכם.
פיתוח רעיונות ליישום המטרה
את המטרות שלכם את כבר יודעים, אבל איך להגשים אותן? בכל תחום קיימים אפיקי פעילות רבים, כאשר כל אפיק מתאים לאופי ארגוני אחר. עמותה שיש לה מתנדבים רבים תוכל להוציא לפועל פרויקטים הדורשים כוח אדם רב. עמותה שחברים בה אנשי מקצוע תוכל לספק סיוע איכותי בתחומים שונים. בחירת אסטרטגיית הפעולה שלכם תשפיע באופן ישיר על ההצלחה שלכם. אתם צריכים להכיר את היתרונות היחסיים של העמותה שלכם וכן גם את החסרונות היחסיים שלה. נוסף על כן, עליכם להכיר את אוכלוסיית היעד ולא להפסיק ללמוד מהפעילות בשטח, כדי לזהות איזו פעילות פועלת ואיזו פעילות לא מצליחה להתרומם.
גיוס פעילים
תחום גיוס הפעילים משתנה מאוד ביחס למטרות העמותה. לכל מטרה קיים בסיס פעילים פוטנציאלי משתנה. אל הפעילים תוכלו להגיע באמצעות קולות קוראים או באופן ישיר, דרך היכרות או מפה לאוזן. הפעילים הם האנשים שלכם בשטח, ולכן יש לגייס פעילים איכותיים שמזדהים עם ערכי העמותה ועם מטרותיה.
ניהול זמן יעיל ותפעול שוטף
אתם מנהלים לכל דבר, כבר אמרנו? לכל מנהל שיטת העבודה שלו, אך אם העבודה שלכם תהיה לא מסודרת, יהיה לכם קשה מאוד להתקדם. מבלי לפקח על הפעילות לא תוכלו לדעת האם אתם עומדים ביעדים שהצבתם. נהלו לוח משימות, ודאו שכל אדם בארגון יודע בדיוק את התפקיד שלו וכיצד הוא מבצע את אותו התפקיד. קבעו ישיבות צוות על בסיס קבוע בהן כל אחד מהגורמים ידווח על ההתקדמות שלו. הקפידו על כתיבת דו"חות והתנהלות כלכלית מסודרת.
ניהול מתנדבים
ניהול מתנדבים הוא תחום מקצועי שיש ללמוד אותו, שכן ניהול נכון יכול להשפיע באופן משמעותי מאוד על העמותה שלכם. עליכם ללמוד כיצד לקלוט מתנדבים בצורה מיטבית, כיצד למיין את המתנדבים לפי צרכים ויכולות, כיצד לשמר מתנדבים ואיך להביע הערכה ומשוב בהיעדר תגמול כספי.
איך מגייסים כסף לעמותה?
גיוס הכספים הוא מלאכה רצינית וחשובה מאוד. בעמותה לא אמורים להיות רווחים, ולכן כל שקל שתגייסו הוא עוד שקל לטובת המטרה שלכם. קיימים מגוון של מקורות לגיוס כספים: כספי ממשלה, פדרציות, קרנות ממשלתיות, כספי שלטון מקומי, קרנות, תורמים פרטיים ועוד. לכל אחד מהמקורות האלה יש שפה מיוחדת. תצטרכו להכיר מושגים רבים כמו קולות קוראים, מכתב LOI, סעיף 46 לפקודת מס הכנסה, אחריות תאגידית וכו'.
גיוס הכספים היא משימה מורכבת שדורשת הרבה מאוד אנרגיה. חברת אטלס מציעה עבור גייסי הכספים פתרון יעיל ואיכותי – מערכת Fundbase. המערכת מנגישה בפני גייסי הכספים מידע מדויק ואמין בנוגע למקורות מימון רלוונטיים. למידע נוסף מוזמנים להמשיך לקרוא באתר שלנו על המוצרים שלנו ועל מאמרים נוספים בתחום גיוס הכספים.
לסיכום
הקמת עמותה דורשת התייחסות והקפדה על פרטים בירוקרטיים רבים, פעולות שוטפות וניהול נכון. לרוב מדובר בדבר שידרוש מכם לא מעט, אך זכרו כי פעילי ומתנדבי העמותות הם הפנים היפות של המדינה שלנו. צוות אטלס מודה לכם על בחירתכם לתרום לסביבה ומאחל לכם בהצלחה בהמשך הדרך.
